Menjadi Trainee di HR Department Hotel

trainee

1. Definisi  Sumber Daya Manusia “Human Resources”

Definisi manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manager dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi untuk dapat menunjang akitifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM ialah bagian personalia atau “Human Resources Department”. Departemen ini memilki peran yang amat penting di hotel, menangani pemasokan tenaga kerja  yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang sesuai pada department lain yang membutuhkan karywan professional pada bidangnya.

“Human Resources Department” HRD memilki peran, fungsi, dan tanggung jawab yang penting dalam pengolahan SDM yang ada, seperti;

  1. Persiapan dalam perencaan tenaga kerja

Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan SDM dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan “forecast” akan pekerjaan yang membutuhkan tenaga kerja, jumlah yang diperlukan disetiap department, dan waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi lowongan yang kosong.

Ada dua faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan persiapan,yaitu factor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, dan departemen yang ada di dalam hotel perlukan, sedangkan factor external yakni harus berhubungan dan sesuai dengan peraturan hukum ketenaga kerjaan, kondisi pasar tenaga kerja,dan daya saing hotel lainnya dalam perekrutan karyawan itu sendiri.

b. Rekrutment tenaga kerja

Rekrutmen “Recruitment” adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai,dari tingkat karyawan hingga posisi manager yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan hotel. Dalam tahap ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat spesifikasi deskripsi pekerjaan “Job Description”.

  1. Seleksi tenaga kerja

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian kand idat yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah melihat berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup “Curriculum Vitae” milik pelamar. Kemudian dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang  gagal memenuhi standart suatu pekerjaan, lalu berikutanya adalah proses pemanggilankandidat terpilih untuk melakukan ujian tertulis, wawancara kerja,dan proses seleksi lainnya.

2. Pengembangan dan evaluasi karyawan

   Tenaga kerja yang bekerja di hotel harus menguasai pekerjaan yangmenjadi tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli dibidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluai karyawan menjadi sangat penting pada tingkat karyawan maupun pada tingkat managerial.

3. Memberikan kompensasi dan proteksi diri pada karyawan

   Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur pada setiap periode-nya. Kompensasi yang tepat sangatlah penting dan disesuaikan dengankondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi akan menyebabkan masalah ketidak loyalitasnya tenaga kerja pada pihak industry. Proteksi / perlindungan ketenaga kerja juga perlu diberikan agar para pekerja dapat bekerja dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi yang diberikan dapat maksimal dari waktu ke waktu.

2 Struktur Organisasi Human Resources

bagan hrd

3. Tugas dan Tanggung Jawab HRD

A. Director of Human Resources

  • Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu – dan  lain-lain (ditambahkan selama masih relvean)
  • Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek penting dari pengembangan HR
  • Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya dalam skala  waktu dan bentuk / format yang sudah disepakati.
  • Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report  kepadanya).
  • Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui
  • Bertindak sebagai penghubung (liaison) dengan para manajer functional / manajer department yang lain agar memahami semua aspek-aspek penting dalam pengembangan SDM, dan untuk memastikan mereka telah mendapatkan informasi yang tepat dan mencukupi tentang  sasaran, tujuan / obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan SDM.
  • Memelihara kesadaran dan pengetahuan tentang teori pengembangan HR yang sesuai zaman dan metoda-metoda dan menyediakan penafsiran yang pantas untuk para direktur, para manajer dan staf di dalam organisasi
  • Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM dan kinerja dalam pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja sama dengan tim eksekutif.
  • Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi (organizational requirements) untuk bidang-bidang manajemen mutu, kesehatan dan keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas umum kepedulian lingkungan.

B. Assistant Human Resources Manager

  • Peran serta Assistant Manager HR yakni membantu kegiatan yang dilakukan Dir. HR baik dalam pembuatan rencana, merevisi dan memperbaharui Lokal Standar Operasional Prosedur (LSOP) Hotel.
  • Membangun serta mengimplementasikan pelayanan terhadap karyawan dari tingkat bawah hingga manajerial. Pelayanan yang dimaksud adalah tentang tingkat kesejahteraan karyawan yang diperlukan selama bekerja yang dapat membuat para pekerja menjadi loyal terhadap perusahaan.
  • Membantu proses penyeleksian kriteria kandidat yang tepat sesuai dengan lowongan yang diperlukan. Berhasil atau tidaknya calon kandidat ke seleksi selanjutnya diperlukan keputusan dari pihak beliau.
  • Membantu tercapainya tujuan bersama”goals”  sesuai yang diinginkan  Hotel
  • Membantu merencanakan dan membuat biaya anggaran operasional yang diperlukan HRD.
  • Memantau dan memastikan seluruh karyawan bekerja sesuai dengan LSOP.
  • Menciptakan dan menjaga Atmosfer yang baik dengan hotel lain agar timbulnya komunikasi yang aktif dan 2 arah yang selalu didasari dengan moralitas dan mendapatkan produktifitas yang baik dengan menjaga relasi yang baik dan terjalin komunikasi antara tingkat manajemen maupun non manajemen.
  • Mengadakan inspeksi dan memastikan fasilitas untuk karyawan seperti mushola, ruang rekreasi, ruang komputer, kantin karyawan terjaga, terawat dengan semestinya, baik tanpa kerusakan, dan bersih demi kenyamanan, smua itu didukung dari departmen lain yang turut membantu terjaganya fasilitas bagi karyawan diantaranya bagian housekeeping dept dalam kebersihan, engginering dept dalam menjaga perlengkapan dan peralatan, dan smua associate Hotel dalam melestarikannya.
  • Memastikan acara penghargaan untuk karyawan “Recognition Day” setiap periode-nya berjalan, memperhatikan dan menilai kontirbusi kinerja karyawan yang terbaik dan memberi pelayanan yang sempurna terhadap tamu hotel. Adapun penghargaan yang selalu diadakan setiap periodenya adalah “associate recognition award, award of excellence, leadership of the quarter, associate of the year, leadership of the year and birthday party”.
  • Menjadi tempat konsultasi bagi karyawan yang memerlukan, dibawah peraturan yang ada serta dengan sepengetahuan Dir.HR.
  • Merevisi dan memperbaiki buku karayawan “associate handbook”, dan memperhatikan administrasi bagi karyawan yang sudah selesai masa percobaan  90hari kerja serta membuat laporannya untuk smua karyawan.
  • Mengidentifikasi keperluan yang dibutuhkan pada bagian pelatihan “training”, merencanakan pelatihan yang harus diberikan kepada karyawan agar dapat meningkatkan produktifitas kerja karyawan mencapai tujuan bersama. AHRM juga membantu memimpin proses program pelatihan yang diselenggarakan, seperti kepada karyawan baru “New Hire” dalam pelatihan orientasi hotel “In the Begginning” dan program pelatihan lainnya.

C. Training Manager

Training Manager di Hotel tidaklah hanya menjadi pembantu operasional Dir.of Human Resources dan Assistant Human Resources Manager mempunyai peran sebagai pelatih pengembangan karyawan seperti memberi pelatihan motivasi diri terhadap pekerjaan, pengembangan diri untuk mencapai tujuan, mambantu memupukan rasa percaya diri,dan termasuk cara berperilaku yang sepantasnya di lingkungan baik eksternal maupun internal.

Hotel memiliki program pelatihan “On The Job Training / Internship Program” untuk para pelajar baik tingkat sekolah maupun mahasiswa yang hendak terjun langsung untuk mempelajari operasional industri di bagian / departement yang diminati. Adapun Tugas dan tanggung jawab training manager adalah sebagai berikut;

  • Mengidentifikasi keperluan yang dibutuhkan pada bagian pelatihan “training”, merencanakan pelatihan yang harus diberikan kepada karyawan agar dapat meningkatkan produktifitas kerja karyawan mencapai tujuan bersama.
  • Merencanakan dan membuat anggaran dana untuk biaya operasional pelatihan dalam setiap masa pelatihan dalam jangka waktu yang tetap.
  • Memberi pengarahan pada setiap pelatihan – pelatihan sesuai dengan tema pengajaran.
  • Mempersiapkan para pelajar dari sekolah menengah kejuruan atau institusi yang berminat untuk training di Hotel sesuai dengan department yang membutuhkan.
  • Melakukan seleksi secara profesional dalam memilih kandidat pelajar yang memiliki potensi dan keinginan kuat untuk training di Hotel.
  • Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap seluruh trainee yang sedang menjalankan pelatihan selama 6  (bulan).
  • Selalu mengembangkan tehnik pembelajaran dan isi bahan pelatihan yang semakin berkualitas untuk membentuk training program yang efektif, efisien dan berbobot.
  • Membantu menjadi konsultan bagi setiap trainee ataupun associate yang memerlukan dibawah peraturan pewenangan dan dengan sepengetahuan Dir. Of HR dan AHRM.
  • Memastikan penampilan setiap karyawan sesuai dengan standar penampilan yang diberlakukan pihak hotel, dan berhak memberikan teguran bagi siapapun yang melanggar dari standart grooming tersebut.
  • Membantu kegiatan operasional yang diadakan HRD seperti recognation day, wheels to heal, Appreciate of association weak
  • Membantu menciptakan dan menjaga Atmosfer yang baik dengan hotel lain agar timbulnya komunikasi yang aktif dan 2 arah yang selalu didasari dengan moralitas dan mendapatkan produktifitas yang baik dengan menjaga relasi yang baik dan terjalin komunikasi antara tingkat manajemen maupun non manajemen.
  • Membantu memastikan fasilitas untuk karyawan seperti mushola, ruang rekreasi, ruang komputer, kantin karyawan terjaga, terawat dengan semestinya, baik tanpa kerusakan, dan bersih demi kenyamanan, smua itu didukung dari departmen lain yang turut membantu terjaganya fasilitas bagi karyawan diantaranya bagian housekeeping dept dalam kebersihan, engginering dept dalam menjaga perlengkapan dan peralatan, dan smua associate Hotel dalam melestarikannya.

D. Human Resorces And Training Assistant

HR and Training Assistant di Hotel berperan untuk mewujudkan kegiatan operasional HRD yang sudah di rencanakan oleh direktur  of HR dan assistant HR manager. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain;

  • Mempuyai fungsi utama untuk membantu menyediakan tenaga kerja profesional dan memperdulikan kenyamanan serta memberikan pelayanan kepada seluruh karyawan hotel dibawah pengawasan supervisor maupun Dir.of HR.
  • Memastikan kegiatan sehari – hari berjalan dengan produktif dan semestinya.
  • Memilah – milah surat aplikasi yangsesuai dengan posisi dan departement yang membutuhkn serta mencari aplikasi yang berpotensi dan menyimpannya di gudang data untuk kebutuhan dimasa yang akan datang.
  • Memastikan seluruh karyawan untuk selalu mengisi daftar kehadiran secara tepat waktu baik dengan buku kehadiran manual “Manual attendance” ataupun dengan mesin kehadiran melalui jari tangan “finger print machine” .
  • Memastikan seluruh karyawan menggunakan seragam operasional secara benar, menggunakan selalu atribut hotel seperti “name tag”, dan berpenampilan baik dan hygene sesuai dengan standart grooming yang di arahkan Hotel.
  • Membantu menjadi konsultan bagi setiap trainee, pekerja harian “daily worker” ataupun associate yang memerlukan dibawah peraturan pewenangan dan dengan sepengetahuan Dir. Of HR dan AHRM.
  • Membantu menciptakan dan menjaga Atmosfer yang baik dengan hotel lain agar timbulnya komunikasi yang aktif dan 2 arah yang selalu didasari dengan moralitas dan mendapatkan produktifitas yang baik dengan menjaga relasi yang baik dan terjalin komunikasi antara tingkat manajemen maupun non manajemen.
  • Melakukan pengawasan dalam pemeliharaan sarana dan prasarana seperti kebersihan loker baik wanita maupun pria, kenyamanan dan peralatan yang memadai di ruang komputer ataupun ruang rekreasi, menjaganya selalu dalam kondisi baik, dan dapat digunakan oleh karyawan.
  • Memastikan acara penghargaan untuk karyawan “Recognition Day” setiap periode-nya berjalan, memperhatikan dan menilai kontirbusi kinerja karyawan yang terbaik dan memberi pelayanan yang sempurna terhadap tamu hotel. Adapun penghargaan yang selalu diadakan setiap periodenya adalah “associate recognition award, award of excellence, leadership of the quarter, associate of the year, leadership of the year and birthday party”.
  • Mengumpulkan partisipasi karyawan terhadap setiap kegiatan yang di adakan hotel seperti “Shoes to School”, “Annual Leave Donate”, “Wheels to Heals” dan lain sebagainya.
  • Mengunjungi karyawan ataupun keluarga dari karyawan yang sedang berulang tahun, berduka cita maupun pernikahan.
  • Memesan kupon makan pada setiap bulannya dan membagikan ke setiap department secara rata sesuai dengan jumlah karyawan pada masing – masing bagian, dan membuat laporan secepatnya kepada Dir.of HR agar dapat membuat rencana anggaran untuk makanan karyawan pada bulan selanjutnya.
  • Berinteraksi secara langsung dengan komunitas diluar dari keluarga Hotel seperti dengan karyawan  pihak hotel lain, pihak asuransi kesehatan maupun jamsostek, kandidat karyawan, dan siapapun yang berkaitan dengan komunitas lokal.
  • Mengontrol pengadaan  peralatan kecelakaan darurat “First Aid” pada setiap  departemen dan berkoordinasi dengan klinik hotel bila terjadi kecelakaan kerja pada karyawan.
  • Mengontrol surat klaim asuransi karyawan yang menggunakan pelayanan kesehatan pada pihak asuransi kesehatan sesuai dengan anggaran.

3.  Menjadi Trainee

Hotel memiliki kultur yang sangat hangat dengan jiwa kekeluargaan, hal ini yang membuat perbedaan diantara hotel lain, keselarasan akan posisi yang tidak menjadi hambatan interaksi antara department satu dengan yang lainnya, serta kepedulian tingkat tinggi yang sangat melekat pada setiap individunya. Salah satunya dengan predikat penggunaan kata “Associate” kepada para karyawan yang membuat karyawan menjadi terhargai pada bidang dan department manapun.

Penempatan karyawan di Hotel ini tidak telepas dari keterlibatan pihak personalia “Human Resources Department” dalam mengumpulkan, menyeleksi hingga menentukan kandidat serta mengembangkan karyawan yang ingin melakukan transfer ke department lain.

Berikut pekerjaan yang dapat pelajari di Human Resources Department, yakni;

  1. Administrasi hotel
  • HR System

HR di Hotel menggunakan “Sunfish System” yakni database yang berisikan tentang seluruh data associate baik yang aktif maupun yang sudah tidak menjadi associate lagi. Di Sunfish system ini menjadi dasar dari data absensi dari mesin finger print yang dilakukan oleh associate semasa ia memulai bekerja hingga masa bekerja habis, sehingga database absensi ini menjadi  hal yang paling pokok dalam penggajian setiap bulannya.

  • L/Human Resources Hotel Folder

Seluruh komputer di ruang HR hanya dapat membuka folder L/Human Resources dan L/Public JW yang berisikan tentang form, laporan bulanan, serta semua hal yang menyangkut operasional HRD. Sehingga seluruh tim HRD mutlak mengetahui dan mempelajari L/Human Resources.

  • Daily Rehearsal

Daily Rehersal merupakan lembaran informasi tentang occupancy, service note, associate birthday, lowongan pekerjaan, tamu VIP, Guest Satisfaction Survey “GSS” dan informasi lainnya yang mengharuskan seluruh associate mengetahuinya. Daily Rehearsal ini harus dibuat oleh HRD team setiap hari agar karyawan dapat mengetahui berita terbaru pada saat sebelum associate beroperasional.

  • Cut Of date

Istilah “Cut Of Date” ialah kegiatan pengumpulan data absensi seluruh associate dari sunfish system pada tanggal 20 di setiap bulannya. Kesesuaian antara kehadiran associate dengan jadwal bekerja, perhitungan pengambilan cuti karyawan yang harus dibuat laporannya untuk melengkapi cut of date ini.  Tujuan dari Cut of Date merupakan data dasar yang akan di ajukan pada bagian keuangan dalam perhitungan gaji karyawan.

  • Rembursement

Rembursement menjadi salah satu benefitas associate di Hotel, rembursement itu sendiri ialah penggantian uang associate yang digunakan untuk membeli sepatu, perawatan gigi dan kacamata, tetapi proses rembursement ini tidak semudah yang dibayangkan karena ada batas budget dari masing – masing properti yang di bayarkan oleh pihak hotel, seperti: sepatu yang hanya dapat biaya Rp 175.000 /tahun, kacamata yang dibagi menjadi biaya lensa Rp 100.000/tahun dan biaya frame Rp 200.000/ 2tahun, lain hal-nya dengan perawatan gigi karena budgeting gigi dibedakan berdasarkan posisi yakni Rp 900.000/tahun untuk associate, Rp 1.250.000/tahun untuk tingkat assistant manager dan manager, dan leadership team “LST” Rp 2.250.000/tahun. Perawatan ini berlaku bagi keluarga asoociate terkecuali keluarga associate wanita. Karena asociate wanita hanya mendapat benefit untuk dirinya sendiri.

  • Seluruh laporan adiministrasi

Pada bagian ini banyak sekali laporan yang harus dibuat menggunakan sistem komputerisasi seperti HR Monthly Report, Annual Leave / donation report, Sick leave 1day report, Service Charge report, Manning list update, New hire record, Rembursement, Material Control Report, dan laporan operasional yang berbentuk confidential lainnya.

  1. Proses Rekrutmen Karyawan
  • Associate Requisition

Istilah ini digunakan untuk department yang menginginkan penambahan karyawan baru baik permanent ataupun harian. Departemen yang menginginkan penambahan jumlah karyawan ini wajib mengisi Associate Requisition Form yang harus bertuliskan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan dengan alasan yang konkrit dan harus disetujui dan di tanda tangani oleh Departement Head, Dir.of HR, Financial Controller,dan General Manager.

  • Recruitment Process

Proses rerutment akan dilakukan setelah General Manager menyetujui adanya penambahan daya karyawan pada departement tersebut, setelah itu pihak rekrutmen akan melampirkan informasi di “Job Oppurtunities” di Daily Rehearsal dan pada website. Pada masa inilah pemilahan kandidat yang tepat dipanggil ke Hotel untuk melakukan tes tertulis “Assesment Online” dan interview langsung dengan departemet head hingga interview dengan General manager bila kandidat tersebut berpotensi untuk ke interview selanjutanya. Pada masa interview dengan departement head hingga ketingkat selanjutnya perlu adanya “interview arrangement” koordinasi waktu yang baik  dengan pihak interviewer yang bersangkutan hingga proses penyeleksian kandidat selesai sampai tahap akhir.

  • Daily Worker Payment

Upah pekerja harian “Daily Worker” dilakukan dua kali periode dalam setiap bulan, setiap periode departement head wajib menyerahkan “Casual Buy Out” pada waktu yang telah di tentukan. Ketepatan penulisan form ini harus sesuai dengan waktu dimulainya pekerja itu beroperasional hingga selesainya pekerjaan pada hari itu “Shift”, tidak hanya itu department head wajib menandatangani setiap baris kehadiran pekerja sebagai tanda bahwa departement head mengetahui dan membenarkan setiap shift yang pekerja hadiri. Ketelitian dalam menghitung seluruh jumlah upah pekerja harian, pengisian nomer KTP, tandatangan manager dan membuat akumulasi jumlah keseluruhan pekerja setiap department sangat diperhatikan, agar laporan ini dapat dikirimkan kepada pihak keuangan secepatnya sehingga pekerja mendapatkan upah sesuai pada waktunya.

  • Rap session

Rap session ialah kegiatan konsultasi masalah operasional kerja seluruh departemen secara langsung kepada general manager yang menjadi kegiatan rutin pada setiap bulannya.

  1. Asuransi Kesehatan

Hotel bekerja sama dengan broker insurance asuransi yang akan mengurusi pendaftaran new hire, perubahan data associate, pemberhentian penggunaan asuransi karyawan yang sudah non aktif serta klaim biaya pengobatan kepada phak asuaransi sebagai penjamin asuransi kesehatan seluruh associate Hotel. Pengiriman klaim asuransi ini dilakukan dua kali dalam satu pekan, yang perlu dilakukan ialah membuat summary dari associate yang mengklaim biaya pengobatan mereka. Perlu pemerhatian khusus saat mulainya pengiriman hingga pecairan dana ke rekening karyawan, hal ini menghindari adanya kesalahan maupun kekurangan data yang menjadi dasar persyaratan permohonan asuransi ini.

  • In House Clinic

Klinik yang berada di Hotel merupakan salah satu fasilitas hotel untuk associate yang merasa kurang enak badan ataupun terjadi kecelakaan kerja yang tak terduga. Tentunya biaya pengobatan ditanggung setiap karyawan yang menggunakannya. Berbeda dari klaim asuransi sebelumnya, penggunaan fasilitas ini akan dikenakan pemotongan gaji bulan berikutnya untuk membayar biaya pengobatan dan jasa dokter yang bertugas. Penutupan laporan klaim pemotongan gaji ini dilakukan pada tanggal 18 setiap bulannya, dan harus dibuat dua rangkap laporan untuk diserahkan kepada paymaster pada bagian keuangan serta broker MIR insurace untuk melakukan klaim ke manulife financial. Total penggunaan pengobatan dan harga obat harus diperiksa secara teliti agar proseur pembayaran daoat dilakukan secara tepat waktu.

  • Event Invitation

Human Resources tidak hanya mengerti teknologi tetapi harus dilengkapi kreatifitas yang tinggi untuk membuat beragam hal yang unik, menarik dan membuat kesan. Salah satu yang sering dibuat yakni undangan dari kegiatan yang di adakan HRD bagi para associate. Penetapan nama yang tepat, posisi dan departement harus sesuai dengan sunfish system agar tidak terjadi kesalahan dalam distribusi undangan ini.

  • IMAD “I Make a Difference”

IMAD ini termasuk dalam bagian kegiatan rutin HRD bernama Recognation Day, yakni hari penghargaan bagi karyawan atas kontribusi kerja yang baik dalam 3 bulan terakhir terhadap tamu dimulai dari level non manager hingga tingkat managerial. IMAD ialah pengalaman cerita associate dalam melayani kepuasan tamu, IMAD ini dapat menceritakan pengalaman pribadi atau merekomendasikan associate lain atas kerja kerasnya sehingga membuat tamu sangat merasa puas dengan pelayanan yang diberikan.

  1. Pelatihan pengembangan karyawan “Training Assistant”

Aneka ragam jenis dan bentuk pelatihan pengembangan untuk karyawan telah disediakan di Hotel, pelatihan ini dapat menajadi bekal bagi para participant training untuk mengembangkan karirnya baik di departement yang sama maupun associate yang ingin pindah departement. Di bagian ini tugas yang dikerjakan ialah mempersiapkan sarana dan prasarana yang diperlukan dalam pelatihan, dimulai dari mempersiapkan undangan, distribusi undangan, mempersiapkan “name place” dari participant list, memperbanyak module pelatihan sesuai tema dan jumlah participant serta pembuatan Banquet Event Order “BEO” yang ditujukan ke bagian event management untuk mempersiapkan ruangan, konsumsi dan peralatan teknikal yang memerlukan tenaga ahli pada hari pelatihan. Adapun jenis training yang disediakan ialah

  • In The Beginning
  • Chapter 2
  • The Plot Thickens
  • 15 Minutes Training
  • Ashridge
  • In Motion
  • Core Management Training
  • Passport to Success
  • Gateways
  • Get On Board
  • Essential Skill for Supervisor and Manager

Pada bagian ini pula tanggung jawab untuk mengganti dan selalu memperbaharui notice board seluruh area yang berada di hotel, mengembangkan informasi yang perlu diketahui oleh seluruh associate dan mendekorasi semenarik mungkin untuk menarik perhatian associate untuk membaca informasi yang tertera di papan pengumuman “Notice Board”. Selain itu bertanggungjawab terhadap trainee pelajar dalam masalah kehadiran maupun keaktifan dari trainee tersebut.

  1. Day to day job responsibilities

Menjadi trainee di HRD tidak hanya sekedar belajar dan memahami tentang siklus operasional kerja, melainkan berperan selayaknya karyawan yang sedang bekerja di Hotel. Hotel dapat memberikan kesempatan treinee untuk ikut tergabung dalam operasional kerja, selain menjadi assistant HRD team, trainee pun harus terlibat dalam membantu associate yang memerlukan bantuan, membutuhkan kejelasan informasi, dan turut berpartisipasi pada setiap kegiatan yang terselenggara. Berikut ialah salah satu pekerjaan yang termasuk menjadi tanggung jawab trainee,yakni;

  • Pembuatan name tag dan identity card

Name tag ialah pin tanda pengenal yang berisikan nama karyawan dan logo dari griffin Hotel, pembuatan ID card untuk associate baru, pekerja harian maupun trainee dapat dibuat dengan mudah karena draft ID ini sudah ada di dalam system komputer di folder “L/HumanResources/Anrika/IdAssociate”, pembuatan name tag dan ID card ini menjadi tanggung jawab seluruh team HRD.

  • Answering Phone

Trainee HRD turut bertanggungjawab untuk menerima telephone yang masuk pada jam operasional, dan Hotel memiliki standarisasi dalam menjawab telephone seperti “Good Morning Human Resources, This is Eno, How may assist you?” dan saat menjawab telephon diwajibkan untuk mengetahui nama penelepon dan mendengarkan dengan baik, apa yang diperlukan serta pesan apa yang ingin ia sampaikan, tidak lupa memberikan jawaban yang tepat, guna memberikan informasi yang benar dan sejelas-jelasnya.

  • Delivery Service

Delivery yang dimaksud ialah pengiriman properti dalam bentuk apapun kepada associate yang dituju, seperti mempersiapkan kupon makan setiap bulan untuk setiap departement, pengiriman undangan  training maupun undangan kegiatan yang diselenggarakan dalam waktu dekat, pengiriman hadiah bagi associate yang berulang tahun, pengiriman berkas dari HRD ke departement lainnya juga turut menjadi tanggung jawab hingga sampai ke penerimanya.

  • Bertanggungjawab terhadap keperluan trainees

Dapat di umpamakan sebagai trainee HRD berperan menjadi koordinator dari semua trainee, dimana saya harus memperhatikan mereka dalam mengisi daftar kehadiran baik per departement dan di dalam ruangan HRD, menjadi personal yang paling netral dalam menghadapi masalah antara tarinee, mempersiapkan kebutuhan yang diperlukan untuk membuat laporan, mempersiapkan daftar kehadiran dan Personal Action Form trainee sebagai persyaratan cairnya dana allowance setiap bulannya, mempersiapkan kebutuhan untuk training In The Bginning, Chapter 2, maupun The Plot Thicken, menjadi sumber informasi dan menyebarkan informasi yang harus disampaikan, tidak hanya itu secara tidak sengaja saya juga dituntut menjadi tempat konsultasi bagi mereka, tentu hal dengan sepengetahuan training manager. Menjadi trainee di Hotel sangatlah menyenangkan karena selalu ada pertemuan evaluasi setiap akhir bulan,dan hal itu yang menjadikan hubungan pertemanan dengan semua trainee menjadi baik dan semakin dekat seperti keluarga.

  • Update HR pigeon hole

HRD mempunyai berbagai pigeon hole yang berbeda fungsi dan isi, update HR pigeon hole yang dimaksud ialah mengisi dan memperbanyak form sesuai dengan hole yang sudah hampir kosong atau hampir habis, seperti mengisi kerta HVS A4 yang hampir habis pada lacinya, memperbanyak jumlah “application form dan hiring decision” dan masih banyak lagi form yang harus diperhatikan kuantitasnya dalam pigeon hole tersebut.

  • Learn as a interviewer

Di kesempatani ini trainee dapat belajar menjadi pewawancara trainee pelajar yang ingin melakukan on the job training di Hotel, banyak hal yang trainee dapat pelajari, seperti pertanyaan yang sering di ajukan saat wawancara, mempelajari tingkah laku participant saat berbicara dan menjawab pertanyaan, dan membaca sifat participant secara keseluruhan saat wawancara berlangsung. Hal itu membuat trainee dapat mengevaluasi diri ketika mengahadapi wawancara dimasa depan.

  • Locker Inspection

Sama dengan tugas HRD team yang lain, pengelolaan dan perawatan fasilitas karyawan  dihotel sangat diperhatikan, bahkan hingga bagian yang sangat privasi pun seperti loker area wanita dan laki-laki harus dijaga kebersihan dan kelengkapan fasilitas di dalamnya dengan seksama. Karena kebersihan menjadi bagianyang penting bagi kesehatan, hygine dan sanitasi seluruh ruangan hotel dan menciptakan tanggung jawab terhadap kebersihan demi kepentingan pribadi patut ditanamkan didalam diri seluruh keluarga Hotel.

  • Human Resources Departement helper

Tugas trainee di HRD ini lebih berperan sebagai pembantu pekerjaan HR team, seperti pelayanan menjemput dan menghantar tamu yang datang melalui pintu associate, membantu mengkopi bahan-bahan persentasi sejumlah participant, meng-input data form di filling room, menjaga kebersihan dan kelengkapan HR area, membantu menangani karyawan yang memerlukan info ataupun mereka yang memerlukan bantuan. Hal ini dilakukan selama enam bulan, dan menjadikan trainee lebih mengenal seluruh associate yang di ruang lingkup yang lebih luas.

  • Preparation for trainees graduation

Trainee graduation ialah masa terakhir bagi para trainee yang sudah habis kontrak training selama 6 bulan, kegiatan ini berisikan ucapan terimakasih dari general manager hingga departement head tentang kontribusi yang diberikan untuk hotel selama masa training. Kontribusi yang dimaksud tidak hanya dari kinerja kerja melainkan keaktifan trainee dalam mengikuti dan mendukung kegiatan acara hotel. Hal yang harus dilakukan untuk graduation ini ialah memberi undangan kepada LST dan departement head masing-masing untuk memberitahukan waktu dan tempat acara, mempersiapkan BEO untuk event management dan banquet dalam mempersiapkan ruangan.

  1. Support the Spirit to Serve activities and HR activities

Human Resources Hotel sering menyelenggarakan acara – acara yang menjadi salah satu hiburan, acara kesehatan, kegiatan amal, ataupun sebagai ajang memperat tali persaudaraan bagi seluruh associate dari non manager  hingga LST “Leadership team”.

Kegiatan yang diselenggarakan selama periode training February – July:

  • Blood Donation

Pendonoran darah ini diadakan bertepatan dengan hari kasih sayang, tergabung dengan program Palang Merah Indonesia (PMI) acara ini mendapatkan donasi darah sebanyak 46 kantong darah dalam satu hari. Sayangnya donatur darah ini hanya memiliki waktu yand sedikit sekali, demi terjaganya ketahanan suhu dan kekentalan darah yang sudah berada dalam kemasan, dan sebaiknya waktu pendonoran lebih disesuaikan dengan jadwal jam operasional kerja karyawan sehingga karyawan memiliki banyak kesempatan untuk menyumbangkan darah mereka.

  • Wheels toHeal

Kegiatan mengumpulkan 1000 kursi roda bagi anak – anak penyandang cacat yang tidak mampu membelinya. Hotel dapat mengadakan  kegiatan “Wheels to Heal” dengan last wish foundation untuk mewujudkan impian dari sejuta anak penyandang cacat yang memiliki ekonomi rendah. Kursi roda yang sudah terkumpul akan diserahkan kepada last wish foundation sebagai yayasan. Di kegiatan ini trainee dapat berkesempatan menjadi green ambassador Hotel beserta dengan teman-teman lainnya untuk membagikan pin serta memperingatkan masyarakat yang tidak disiplin dalam membuang sampah.

  • Appreciate Association Week

Acara rutin marriott internasional dalam menghargai kinerja sehingga marriott internasional ingin memanjakan associate dalam sepekan dengan diramaikan kegiatan kompetisi antar department seperti lomba masak, female futsal, lipsync competition, sport dance serta dilengkapi dengan beragam makanan yang tidak biasanya disediakan dimasa operasional lainnya. Acara ini memiliki malam puncak “AAW Night”, dimana para LST turut mendukung dan bergabung dengan memerankan parodi musik untuk menghibur associate, HRD berperan penting dari pembuatan anggaran biaya, ide kompitisi, mempersiapkan hadiah dan membuat acara malam puncak berhasil dengan menarik dan sempurna.

  • Shoes to School

Kegiatan ini menjadi kegiatan rutin setiap tahunnya, mengumpulkan partisipasi associate agar membeli sepasang sepatu hingga mencapai target penjualan selama waktu yang ditentukan. Sepasang sepatu ini akan di distribusikan ke yayasan yatim piatu yang di rekomendasikan dari beberapa pihak yang mengetahuinya. Kegiatan amal yang sering diselenggarakan hotel menjadi salah satu media penolong bagi masyarakat yang memerlukan bantuan.

  • Thank You Lunch

Acara makan siang bersama di dalam ballroom dengan menu istimewa guna meningkatkan loyalitas kinerja karyawan, makan siang ini bukan makan siang biasanya, melainkan makan siang dengan menonton film bersama untuk menghilangkan kepenatan selama operasional berlangsung.

  • Associate Enggagement Survey

Survey yang diadakan oleh Hotel Internasional  chain secara serempak di seluruh penjuru Hotel  tentang pelayanan management kepada associate tentang kesejahteraan karyawan. AES bertemakan “GO CEPEK” dengan arti 100% participant, 100% enggagement.