Peranan Staff Banquet

A.    Banquet

Banquet adalah bagian dari hotel yang melayani pelaksanaan function misalnya acara pesta, seminar, dan lain-lain dihotel tersebut, yang dipersiapkan atas dasar kesepakatan dengan pelanggan, perorangan atau organisasi. Sedangkan menurut Marsum WA, pengertian Banquet sebagai berikut:

“Banquet adalah suatu usaha pelayanan pertemuan formal atau pelayanan yang meliputi acara atau kegiatan didalam sebuah perusahaan pelayanan makan yang terpisah dari pelayanan yang terdapat dalam berbagai restoran pada umumnya yang meliputi acara jamuan makan malam, konfrensi, pesta pernikahan, cocktail party, dll.   (Banquet Table Manner and Napkin Folding)

 

Peranan staff banquet sangatlah penting dalam kelancaran kerja di banquet section karena staff banquet melayani tamu yang mengadakan function. Sebagai staff hotel yang berkualitas hendaknya seorang karyawan mengetahui dan memahami tentang tugas dan tanggung jawab dari posisinya sebagai seorang staff di hotel tersebut, adapun tugas dan tanggung jawab yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1)      B.O.M ( Banquet Operation Manager)

a)      Bertanggung jawab atas kelancaran banquet section dalam melayani function

b)      Bertanggung jawab dalam mengawasi dan mengarahkan seluruh pramusaji

c)      Mengikuti dan menghadiri Food & Beverage meeting yang diselenggarakan oleh Food & Beverage manager

2)      A.B.O.M ( Asistant Banquet Operation Manager)

a)      Membantu B.O.M dalam pelaksanaan pekerjaanya

b)      Menghadiri acara yang diselenggarakan oleh Food & Beverage manager jika B.O.M berhalangan hadir

c)      Mengawasi kelancaran kerja karyawan dalam operasional

3)      Administrasi manager

a)      Menghitung hasil pendapatan akhir setiap bulan

b)      Memeriksa stok barang di gudang

c)      Mengawasi biaya yang keluar masuk

4)      M.I.C.E specialist

a)      Mengikuti breafing bersama klien tentang konsep acara

b)      Membuat standart set – up

5)      Head waiter

a)      Membuat schedule kerja semua staff banquet

b)      Menangani keluhan tamu pada saat acara berlangsung

c)      Bertanggung jawab atas jalanya operasional

d)     Bertanggung jawab atas pelayanan hidangan

e)      Mengarahkan staff terhadap menu yang disajikan kepada tamu

f)       Memimpin briefing sebelum acara dimulai

g)      Membuat laporan harian

h)      Menampung semua keluhan tamu untuk disampaikan kepada banquet manager bila berhalangan hadir

i)        Mengontrol persiapan sebelum acara berlangsung

6)      Banquet Waiter

a)      Mengikuti brefing harian yang di selenggarakan oleh head waiter

b)      Melakukan  table set-up

c)      Melakukan persiapan untuk setiap acara

d)     Melaporkan kepada head waiter setiap ada kejadian

e)      Mengantarkan linen yang kotor ke laundry dan mengambil linen yang bersih ke housekeeping

f)       Menghadiri setiap program training yang diselenggarakan

  1. Peralatan yang ada di ruangan function

1)      Meja

2)      Kursi

3)      Table cloth

4)      Alat tulis kantor

5)      Glass cover

6)      Goblet

7)      Air Mineral

8)      Candy

9)      Papan tulis

10)   Spidol

11)   Penghapus papan tulis

12)   Layar projector

13)   LCD

14)   Flipchart

15)   Michrophone

16)   Stationary box

17)   Leader pad

18)   High ball glass

 

Peralatan pada meja coffee break

1)      Coffee cup

2)      Saucer

3)      B&B plate

4)      Chaffing dish

5)      Dessert plate

6)      Stand food

7)      Milk jug

8)      Coffee machines

9)      Fork & spoon

10)   Tea spoon

11)   Serving spoon

12)   Serving fork

13)   Pastry Tong

14)   Trolley

15)   Napkin

16)   Oval & Round Tray

17)   Water pitcher

18)   Tea box

19)   Tissue

20)   Jack tray

21)   Tooth picks

B.    Hubungan kerja Banquet section dengan departemen lain

1)      Kitchen departemen

Hubungan Banquet Section dengan kitchen adalah mengenai menu makanan dan minuman yang akan disajikan pada saat function

2)      Housekeeping departemen

Departemen ini bertanggung jawab tehadap kebersihan, keindahan dan kerapihan ruangan yang ada di Banquet area tanpa melupakan tugas –tugas pokok, serta melakukan cleaner terhadap karpet yang digunakan.

3)      Engineering departemen

Departemen ini bertugas dalam hal pengadaan penerangan atau tata cahaya,air conditioner, tutup pasang partisi dan lain- lain menyangkut keperluan teknis lainnya.

4)      Front Office Departemen

Hubungan Banquet section dengan Front Office adalah membantu memberikan informasi dan menyediakan kamar – kamar untuk panitia maupun peserta yang mengadakan acara di banquet, khususnya acara – acara besar seperti pernikahan, seminar, gala dinner, dan lain-lain.

5)      Florist

Berhubungan dengan pengadaan bunga yang di letakkan di area function room

 

6)      Sales and marketing departemen

Membantu dalam hal penjualan produk-produk Banquet dan juga membantu mempromosikan produk-produk tersebut guna meningkatkan pendapatan hotel.

7)      AV (Audio Visual)

Berhubungan dengan audio, pengadaan LCD, michrophone,dll

8)      Security departemen

Membantu mengenai keamanan barang – barang penyelenggara acara.

Agar suatu kegiatan di hotel khususnya meeting rooms dapat berjalan dengan lancar maka diperlukan peralatan serta perlengkapan yang dibutuhkan dengan baik dan memadahi, selain peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pelayanan yang baik dan maksimal dari seorang waiter pun diperlukan bagi tamu yang mengadakan kegiatan di hotel

C.Peranan Staff Banquet     

Dalam kegiatan function seperti ini peranan waiter sangatlah penting dalam kelancaran tugas di banquet section karena waiter melayani tamu yang mengadakan function di hotel pada saat sebelum meeting dimulai, saat coffee break, selama meeting, saat makan siang, dan setelah meeting selesai.       Sebelum acara-acara berlangsung ada hal yang harus diperhatikan seorang staff banquet guna memperlancar jalanya operasional kerja adalah Pengecekan acara di Banquet Event Order (BEO) dan Daily Event Summary.

1)      Banquet Event Order (BEO) adalah lembaran yang berisi tentang informasi menyangkut acara yang akan dilaksanakan dan di gunakan setiap hari sebagai bahan acuan untuk menyiapkan acara dan didistribusikan pula kepada departemen-departemen yang terkait di dalam BEO tersebut

2)      Daily Event Summary adalah daftar event yang dibuat sebagai gambaran event dalam satu minggu yang berisi tentang jumlah tamu, waktu penyelenggaraan acara nama ruangan dan yang lain-lainya yang bertujuan untuk mempersiapkan segala perlengkapan yang dibutuhkan serta sumberdaya manusianya

Hal lain yang harus diperhatikan serta dilaksanakan oleh seorang banquet staff adalah sebagai berikut:

  1. Sebelum meeting di mulai

1)      Baca dan pelajari kembali BEO hari ini

2)      Buka pintu ruangan yang akan di gunakan untuk function dan periksa table set upnya

3)      Nyalakan lampu dan AC

4)      Periksa kebersihan area ruangan yang akan digunakan untuk function, pastikan petugas kebersihan untuk membersihkan ruangan

5)      Periksa peralatan yang biasa digunakan untuk function, panggil petugas AV untuk mempersiapkanya, misalnya LCD, screen, michrophone, dan lain sebagainya

6)      Periksa kelengkapan meja coffe break

7)      Informasikan kepada kitchen departement untuk segera mengantarkan makanan 15 menit sebelum tamu datang

8)      Periksa kembali makanan yang sudah diantarkan apakah sudah sesuai dengan yang ada di BEO

9)      Pastikan mesin kopi tidak rusak dan siap digunakan

10)   Tata teh dalam tea box

11)   Ambil milk jug untuk menaruh susu

 

Saat coffee break

1)      Seorang staff/waiter harus melayani peserta meeting dan mempersilahkan untuk menikmati snack yang disajiakan

2)      Selama coffee break berlangsung waiter tidak diperkenankan untuk meninggalkan area coffee break, waiter harus membersihkan piring maupun kopi cup yang kotor

3)      Setelah coffee break selesai, bersihkan semua yang ada diatas meja coffee break

4)      Informasikan pada tamu jam makan siang yang telah ditentukan sebelumnya

  1. Selama meeting

1)      Beberapa orang standby di area meeting yang berlangsung, salah satunya ada yang berada di dalam ruangan meeting tidak diperkenankan ada lebih dari satu orang staff didalam meeting room guna menghindari kebisingan akibat komunikasi antar staff didalam ruangan meeting

2)      Beberapa orang lainya membawa piring – piring maupun kopi cup yang kotor dan peralatan lainya ke steward area untuk di bersihkan

3)      Wipping dan susun kembali peralatan yang sudah di cuci pada meja coffee break

4)      Periksa kembali perlengkapan pada meja coffee break

5)      Seorang lainya mendatangi kitchen guna memperingatkan untuk mempersiapkan makanan untuk kopi break selanjutnya

 

Saat makan siang

1)      Me “refresh” ruangan yaitu dengan menukar botol air mineral dengan yang baru dan membuang sampah yang ada didalam ruangan

2)      Merapihkan kembali ruangan sebelum acara kembali dimulai

3)      Kunci pintu setelah selesai me “refresh”

4)      Mereport kepada petugas keamanan guna menjaga ruangan agar tetap aman

 

Setelah meeting

1)      Minta pada tamu untuk menandatangani bill yang sudah dipersiapkan

2)      Informasikan kepada bell boy untuk membantu tamu membawakan barang – barangnya.

3)      Biasanya ada juga peserta yang ingin membawa pulang makanan yang tersisa, hendaknya seorang staff melayani untuk mempersiapkan makanan-makan yang akan dibawa pulang karena tugas seorang staff adalah melayani tamu dengan sebaik mungkin dari mereka memesan tempat sampai dengan meninggalkan area hotel karena hal itu pun merupaka penilaian dari tamu kepada kualiatas hotel.

4)      Oper alih pekerjaan kepada afternoon shift

Setelah function selesai di bersihkan dan di rapihkan, kemudian set up table kembali untuk function esok hari atau function yang akan datang. Biasanya kegiatan ini di kerjakan oleh afternoon shift sehingga memudahkan dan meringankan tugas morning shift.

Morning shift hanya memeriksa kembali semua perlengkapan apakah sudah dipersiapkan. Jika ada barang ataupun hal-hal lain yang belum dipersiapkan oleh afternoon shift harus memberitahu lewat pesan atau memo.

 

C.    Prosedur penataan meja coffee break

  1. Letakkan susunan dessert plate pada ujung meja, banyaknya dessert plate yang disusun sesuai dengan jumlah tamu yang menghadiri acara function tersebut
  2. Letakkan food stand untuk menaruh makanan atau snack sesuai dengan bentuk set up bagus tablenya
  3. Letakkan susunan fork dan spoon pada pocket yang terbuat dari napkin, letakkan dekat dengan dessert plate
  4. Letakkan beberapa B&B plate di bawah chaffing dish, B&B plate digunakan untuk meletakkan serving fork, serving spoon dan tong untuk mengambil makanan dalam chaffing dish
  5. Letakkan susunan coffee cup beserta saucer atau tatakan
  6. Letakkan B&B plate didekat chaffing dish
  7. Letakkan kopi mesin didekat susunan coffee cup bersihkan serta cek dahulu coffee dan air didalam kopi mesin dan periksa kembali keadaan mesin kopi
  8. Letakkan susunan tea spoon pada tea spoon basket
  9. Letakkan susunan sugar basket didekat kopi mesin
  10. Letakkan milk jug di depan sugar basket
  11. Letakkan tissue diantara sudut- sudut bagus table

 

D.    Setting table pada ruang seminar

1)      Didalam ruangan seminar

  1. Atur atau tata meja yang sudah ditentukan pada lay out
  2. Tutup meja dengan green feld atau table cloth
  3. Sejajarkan kursi dengan meja dan tutup kursi dengen cover chairs
  4. Letakkan beberapa lembar kertas diatas meja sejajar lurus dengan posisi tamu duduk
  5. Letakkan pensil atau pulpen menyerong pada kertas
  6. Letakkan glass cover diujung sudut kertas sebelah kanan
  7. Letakkan goblet/ high ball glass diatas glass cover tersebut
  8. Letakkan botol mineral water disebelah goblet
  9. Letakkan main bowl yang berisi permen diatas meja
  10. Letakkan head table di depan screen dengan jarak yang telah ditentukan
  11. Letakkan LCD diatas head table
  12. Turunkan screen sesuai dengan standart
  13. Flip chart dan papan tulis diletakkan disudut sebelah kanan
  14. Informasikan kepada petugas kebersihan untuk membersihkan ruangan yang sedang di setting
  15. Setelah dibersihkan oleh petugas kebersihan kunci ruangan tersebut sehingga tidak ada yang masuk kedalam ruangan

2)      Di luar ruangan seminar, berupa reception table yang di gunakan untuk menyambut rekanan – rekanan peserta seminar. Perlengkapan yang biasa digunakan adalah:

  1. Stationary box
  2. Tissue box
  3. Guest book
  4. High ball glass
  5. Main bowl berisi permen

 

E.     Jenis-jenis table set-up

1. Class room.

Adalah penataan sebuah ruangan menyerupai kelas belajar

2. Theatre style

Adalah penataan ruangan menyerupai theatre, dalam penataan ini tidak menggunakan meja hanya kursi saja yang digunakan

3. U shapes

Adalah penataan ruangan menyerupai bentuk persegi

4. Hollow square

Adalah penataan ruangan menyerupai bentuk persegi

5. Cabaret style

Adalah penataan ruangan menggunakan meja bundar setiap satu meja terdiri dari 5 sampai 6 orang

6. Boardroom style

Adalah penataan meja berbentuk elips

 

F.     Pembagian station kerja

Pembagian sation kerja biasanya di lakukan pada saat breafing . Pembagian station kerja ini dilaksanakan oleh Head Waiter, tujuanya adalah untuk memberikan kemudahan dan kelancaran dalam pengawasan serta pelayanan terhadap tamu serta kecepatan dalam pelayanan.

Yang harus diperhatikan dalam pembagian station kerja ini adalah:

  1. Pembagian station kerja disesuaikan dengan acara yang teselenggara, meliputi jumlah ruangan yang terpakai dalam satu lantai, jumlah peserta acara, dan hal-hal lainnya.
  2. Setiap lantai biasanya di pimpin oleh satu head waiter
  3. Biasanyanya dalam satu lantai ada beberapa staff banquet
  4. Staff banquet yang mengerjakan set-up di lantai tersebut dengan dibantu oleh tenaga daily worker

Daftar Pustaka

Arief, Abdul Rahman, Pengantar Ilmu Perhotelan Dan Restoran, Penerbit Graha Ilmu,Jakarta,2005

W.A,Marsum, SE, Banquet Table Manner dan Napkin Folding, Penerbit Andi, Yogyakarta,2000

W.A, Marsum, Restoran Dan Segala Permasalahannya, Penerbit Andi, Yogyakarta,2005