Peranan Room Attendant

Hotel memiliki beberapa departemen yang mendukung kelancaran kegiatan operasional, salah satunya adalah Housekeeping Department. Housekeeping Department merupakan salah satu bagian yang sangat penting karena bagian ini menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapihan, kebersihan, kelengkapan, kesehatan dan estetika seluruh kamar, kantor – kantor juga area – area umum lainnya agar semua tamu serta karyawan hotel dapat merasa nyaman dan aman berada di Hotel.

Housekeeping Department dibagi menjadi beberapa bagian salah satunya adalah room section yang mempunyai tugas untuk menjaga kebersihan, keamanan, kenyamanan dan kelengkapan kamar tamu. Tugas tersebut dilaksanakan oleh salah satu petugas di room section yaitu Room Attendant.

Room Attendant mempunyai beberapa tugas, diantaranya adalah make-up room, runner dan salah satunya adalah sebagai night turndown service. Kadang kala tugas night turndown service sering dianggap remeh oleh para room attendant padahal peranan room attendant sangatlah penting dalam melakukan night turndown service.

a.               Housekeeping Department

Housekeeping Department adalah salah satu bagian di hotel yang fungsinya menangani masalah kerumahtanggaan hotel, yaitu bertugas menyiapkan kamar yang akan disewa para tamu yang dating, meliputi perlengkapan dan kebersihannya serta bertanggungjawab atas kebersihan seluruh lingkungan rumah tangga hotel, kecuali bagian dapur (kitchen).

Ada pun bagian-bagian yang menjadi tanggung jawab Housekeeping Department antara lain meliputi:

1)      Seluruh kamar tamu,ruang rapat atau Banquet Hall,Restoran atau Coffe Shop dan Bar.

2)      Seluruh ruang kantor (Office Space),Linen Room,Public Space.

3)      Corridors (gang-gang), Lift, Elevators, Lobby, Toilet, Taman-taman, Ruang Parkir, dan lain-lain.

Hosekeeping merupakan fasilitas utama yang penting dan merupakan bagian utama dalam menentukan Hotel Operation secara keseluruhan. Mengingat tujuan utama para tamu yang dating ke Hotel adalah untuk beristirahat atau menginap, maka fasilitas utama yang harus disediakan oleh Hotel adalah kamar tamu (Guest Room).

Tugas utama Housekeeping Department adalah menyediakan kamar, merawat kebersihan dan perlengkapannya serta memberikan pelayanan kepada para tamu sebaik mungkin, sehingga para tamu merasa puas. Tanpa kepuasan yang dirasakan oleh para tamu, lambat-laun Hotel akan kehilangan langganannya, adanya pelayanan yang disertai dengan keramah-tamahan serta fasilitas yang disajikan secara terpadu menimbulkan rasa puas dari para tamu.

b.               Tugas dan Tanggung  Jawab Housekeeping Department

Housekeeping Department dipimpin oleh Manager yang disebut Executive Housekeeper, dan dibantu oleh 1 atau 2 orang assistant executive housekeeper, seorang sekertaris serta beberapa orang section head dan beberapa supervisor. Seksi yang berada di bawah naungan housekeeping department tergantung besar kecilnya hotel dan banyaknya kamar yang dimilikinya.Seksi yang biasanya terdapat pada hotel besar (250 kamar ke atas) yaitu 7 sampai 9 seksi, di antaranya:

  1. Housekeeping Office Section
  2. Floor Mornning and Evening Shift Section, atau disebut juga Floor Section
  3. Houseman Section
  4. General Linen Room Section
  5. General Uniform Room Section
  6. Upholstary Décor and Taylor Section
  7. Gardening and Flower Section

c.          Houesekeeping Office Section

Housekeeping Office Section adalah suatu seksi di Housekeeping Department yang fungsinya sebagai tempat untuk mengatur, mengkoordinir serta menyelesainkan semua pekerjaan administrasi dan pengawasan semua seksi yang ada di bawah naungan dan tanggung jawab Housekeeping Department.

Di tempat inilah berkantor/duduk seorang Executive Housekeeper, Assistant Executive, Housekeeper dan sekretarisnya. Di tempat ini pulalah para section head dan supervisor hadir menandatangani absensi dan mendapatkan pengarahan, perintah tugas untuk disampaikan kepada anak buahnya masing-masing, serta menyampaikan laporan tentang hasil operasional seksi masing-masing.

  1. d.               Floor Section

Suatu seksi yang bertugas menyediakan kamar-kamar dan bertanggung jawab atas perlengkapanserta keberhasilan seluruh kamar tamu. Bagian ini dipimpin oleh seorang floor housekeeper atau chief floor section serta beberapa orang floor supervisor yang membawahi puluhan room-boy atau room-maid.

Bagian ini pulalah yang bertugas memberikan pelayanan kepada tamu tentang guest supplies serta keperluan tamu lainnya selama tamu tersebut berada di kamar atau tinggal di hotel. Oleh karenanya pengaturan jam kerja/shift schedule para petugasnya biasanya dibagi 3 shift, yaitu morning shift, afternoon/evening shift dan night shift dan shift tetap bertugas 8 jam kerja.

Di sinilah section head atau supervisor harus dapat membagi tugas working schedule-nya secermat dan sebaik mungkin, guna menunjang kelancaran operation floor section khususnya serta housekeeping department umumnya.

Dalam pengaturan working schedule para supervisor harus memperhatikan beberapa factor, antara lain:

1.Faktor tenaga kerjanya, yaitu berapa tenaga pria dan tenaga wanita

2.Faktor keaadaan dan lingkungan kerja, yaitu berapa jumlah kamar, jumlah floor, serta kapasitas dan kemampuan kerja untuk tiap room boy/maid, keadaan, jenis kamar, luas kamar dan area yang dibersihkan.

3.Faktor waktu atau jam kerja dan tempat tinggal dari pada pekerja (room boy/maid) yang bersangkutan haruslah diperhatikan, agar pembuatan shift schedule tidak sering mengalami perubahan.

Hal ini sangat perlu diperhatikan oleh para section head dan para supervisor, karena apabila schedule sering berubah-ubah, maka pekerja yang bersangkutan akan bingung dan belum mempersiapkan diri (baik fisik maupun waktunya), sehingga dapat mengakibatkan pekerja tersebut malas, kesehatan terganggu atau sakit karena pergantian waktu yang dapat mengakibatkan kelancaran operasional terganggu.

  1. e.             Houseman Section

Houseman section adalah suatu bagian di housekeeping yang tugasnya menangani pembersihan dan tanggung jawab atas kebersihan seluruh lingkungan hotel, kecuali kamar tamu dan dapur.

Adapun lingkungan yang menjadi tanggung jawabnya antara lain ruang rapat, ruang kantor, lobby, gang-gang atau koridor, lift, elevators, restaurant, public space, toilet umum dan toilet karyawan, minor department, kebersihan ruangan locker karyawan, dinding, jendela dan tirai, termasuk pembuangan kotoran (rubbish) dan sebagainya. Section ini dipimpin oleh seorang chief houseman yang dibantu oleh 2 atau 3 orang houseman supervisor, serta puluhan houseman atau house-maid atau toilet attendant.

  1. f.          General Linen Section

General linen room section adalah suatu seksi di housekeeping department yang bertugas mengatur pembagian, penyimpanan, perawatan serta administrasi linen ke berbagai department atau seksi yang memerlukan. Bagian ini dipimpin oleh seorang chief general linen yang dibantu oleh 1 atau 2 supervisor general linen dan beberapa orang linen room clerk atau linen room attendant. Adapun macam-macam linen yang ditangani dan dipergunakan di hotel, antara lain:

1.Bed sheet (single dan double)

2.Top sheet (single dan double)

3.Blanket (single dan double)

4.Bed cover (single dan double)

5.Bed skirt (single dan double)

6.Matters cover (single dan double)

7.Bed pad (single dan double)

8.Curtain (batik dan non batik)

9.Towels (face towels, hand towels, bath towels, pool towels, dan bath mat)

  1. Table cloth (white, green/short dan long)
  2. Table skirt untuk banquet dan sebagainya.

Department atau seksi yang paling banyak memakai linen yaitu:

1.Housekeeping room floor (floor section)

2.Banquet atau convention hall

3.Restaurant atau coffe shop, room service dan bar

4.Swimming pool dan public toilet (roll linen)

  1. g.            General Uniform Section

General uniform room section adalah suatu seksi di housekeeping department yang bertugas menangani dan bertanggung jawab tentang pengaturan, penyimpanan, perawatan dan pembagian seluruh seragam karyawan hotel.

Bagian ini dipimpin oleh seorang chief uniform room section yang dibantu oleh satu atau dua orang supervisor uniform room, serta beberapa orang uniform clerk dan uniform room attendant yang juga biasanya merangkap sebagai petugas jahit-menjahit (seamtress), misalnya untuk pemasangan kancing, mere-merek pakaian dan sebagainya.

Adapun macam-macam seragam karyawan hotel yang di tangani antara lain, seragam seragam karyawan untuk:

1.Front office

2.Hosekeeping

3.Food and beverage service (restaurant, coffeeshop, room service, banquet, bar, dan spesial restaurant)

4.Kitchen, pantry, pastry, dan stewarding

5.Engineering, accounting (bagian kasir)

6.Keamanan dan sebagainya.

  1. h.             Upholstery Decor and Taylor Section

Upholstary décor and taylor seksi adalah suatu seksi yang bertugas menangani masalah pembuatan dekorasi, tirai gording dan bed and table skirt serta menjahit berbagai bahan untuk seragam dan linen, termasuk bahan dekorasi tersebut di atas.

Bagian ini dipimpin oleh seorang chief upholstery décor yang dibantu oleh satu atau dua orang supervisor décor dan taylor serta taylor clerk dan seamtress.

Sehubungan dengan fungsinya, maka bagian ini sangat erat hubungannya dengan linen room section, uniform room section guest laundry section.

  1. i.           Garneing and Flower Section

Gardening and flower section adalah suatu bagian di housekeeping yang bertugas menangani masalah land scaping yaitu pertamanan dan penanaman pohon hias atau pohon bunga, baik di lingkungan pekarangan hotel maupun dalam lingkungan bangunan hotel, seperti lobby, restaurant, banquet, convention hall dan public space di setiap floor.

Bagian ini dipimpin oleh seorang chief gardening dan flower section, yang dibantu oleh 2 atau lebih supervisor gardening dan supervisor flower shop serta beberapa orang gardener dan flower shop attendant.

Tugas-tugas gardening dan floor section antara lain:

  1. Menata taman, merawat kebersihan, menjaga hama tanaman, mengatur penempatan jamban (pot-pot bunga) di dalam lingkungan hotel, menyiram semua tanaman.
  2. Membuat dan menata rangkaian bunga, baik pesanan tamu maupun untuk dijual pada flower shop.
  3. Bertanggung jawab atas kebersihan, keindahan lingkungan dan matinya atau kesuburan tanaman.
  4. j.              Swimming Pool Section

Swimming pool section adalah suatu seksi di housekeeping yang bertugas menangani pemeliharaan, pembersihan kolam renang beserta perlengkapannya dan memberikan pelayanan kepada tamu-tamu yang memerlukan perlengkapan renang seperti:

  1. Pool towels/beach towels
  2. Swimming cap
  3. Pool soaf dan lainnya

Bagian ini dipimpin oleh seorang swimming pool manager atau chief swimming pool yang dibantu oleh 1 atau 2 orang supervisor swimming pool serta beberapa cloak room attendant dan pool attendant. Di beberapa hotel internasional swimming pool section ada yang di bawah naungan front office department, tetapi ada pula yang berdiri sendiri yang tergolong sebagai minor department.

k. Guest laundry dan Out Side Laundry Section

Guest laundry and out side laundry section adalah suatu seksi pada hosekeeping yang bertugas menangani masalah guest laundry and out side laundry service, yaitu memberikan pelayanan kepada tamu hotel dan masyarakat luar hotel yang akan mencucikan ke binatu yang dikelola oleh hotel.

Bagian sangat erat hubungannya dengan laundry dan dry cleaning service, sehingga tidak jarang pula bagian ini di bawah naungan dan tanggung jawab langsung laundry dry department yang dipimpin oleh laundry manager.

Namun karena administrasi dan pengelolaannya berada di dalam hotel, maka diserahkan kepada housekeeping department untuk pengaturan dan pengawasannya.

Bagian ini dipimpin oleh seorang chief guest laundry, yang dibantu oleh 1 atau 2 supervisor guest laundry dan out side laundry and dry cleaning service serta beberapa orang clerk valet service.

Untuk mempermudah pemberian pelayanan dan kelancaran pengaturan serta pengiriman cucian para tamu, maka diadakan pemisahan atau counter service, seperti:

  1. Untuk tamu-tamu dalam hotel disediakan laundry counter service yang ditempatkan di sekitar lobby hotel.
  2. Untuk penerimaan cucian dari luar hotel, beberapa hotel biasanya menyediakan counter service dengan pintu samping bagian depan bangunan dari hotel tersebut.

Laundry manager ingin menambah kapasitas penerimaan cucian dari luar hotel, maka manajemen hotel atau laundry manager dapat mencari lokasi yang tepat di luar hotel yaitu dengan membuka agen-agen laundry service di kota-kota (baik dikelola sendiri, maupun dengan cara bekerja sama dengan pemilik tempat) serta memberikan komisi berupa persentasi dari jumlah cucian.

Setiap bagian/outlet tersebut dipimpin oleh seorang section head atau minimal seorang supervisor, sedangkan seorang supervisor biasanya memimpin dan bertanggung jawab minimal 1 bagian serta anak buah minimal 2 sampai 10 orang. Hal ini tergantung dari situasi dan kebutuhan seksi yang bersangkutan.

  1. k.                     Hubungan Housekeeping Dengan Department Lainnya

Di dalam suatu “Hotel Operation” terdapt banyak department yang saling terkait dengan yang lain. Tiap-tiap department tidak dapt berdiri sendiri-sendiri, dan tidak dapat bekerja sendiri-sendiri tanpa bantuan department lain. Sehingga department satu dan lainnya saling membutuhkan, saling bekerja sama. Begitu pula housekeeping department tidak dapt bekerja sendiri tanpa didukung oleh department-department lain yang ada. Kerja sama antara housekeeping department dengan department lain meliputi:

  1. Housekeeping Department Dengan Front Office Department

Kedua department ini sering digabung menjadi satu dalam “Room Division” karena keduanya mempunyai kepentingan yang sama.

Housekeeping department menyiapkan kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu, sedangkan front office department menjual kamar-kamar yang sudah disiapkan oleh housekeeping department kepada tamu.

Agar jelas bentuk kerja sama yang dijalin antara housekeeping department dengan front office department, maka yang dilakukan oleh front office department:

a)               Mengirimkan “Holding Reservation”, yaitu daftar kamar-kamar yang sudah dipesan, atau jumlah kamar yang telah dipesan oleh tamu dalam satu periode, dapat berupa pesanan pada satu hari, dalam satu bulan, satu semester, sampai satu tahun.

b)               Mengirimkan daftar EA rooms atau blocking rooms, yaitu daftar kamar yang sudah dipesan “untuk hari ini”. EA rooms, (EA:Expected Arrival) dapat berupa:

  • EA Individu
  • EA Group
  • EA VIP

Yang masing-masing memerlukan persiapan/penanganan sendiri-sendiri.

c)               Mengirim VIP treatment and flower request untuk EA VIP.

d)              Mengirimkan daftar perubahan-perubahan kamar baik yang masih dipesan (EA) maupun yang sudah ditempati oleh tamu.

e)               Mengirimkan daftar tamu (guest list) yang ada di dalam hotel.

f)                Mengirimkan daftar tamu VIP.

g)               Meminta pemasangan “extra bed” atau “baby box”.

h)               Membuat “house count information” yaitu keadaan tingkat hunian kamar hotel.

i)                 Memberikan ED list, (ED:Expeted Department) yaitu daftar tamu yang akan check out (CO) pada “hari ini”.

j)                 Membuatkan discrepancy report (perbedaan tingkat hunian kamar maupun status kamar).

k)               Melaporkan “complaint” tamu tentang kondisi kamar.

l)                 Memberitahukan bila ada tamu check in tanpa membawa barang-barang.

Housekeeping Department:

a)               Menyiapkan kamar-kamar yang akan segera ditempati oleh tamu (EA rooms), baik individu, group maupun tamu VIP.

b)               Menyiapkan VIP treatment untuk EA, VIP.

c)               Membuat housekeeping report untuk front office department.

d)              Memasang “extra bed” maupun “baby crib” untuk kamar-kamar yang memerlukannya.

e)               Melaporkan kepada front office, kamar-kamar yang sudah vacant (ready for used), siap pakai.

f)                Memberitahukan tentang kamar-kamar yang sedang:

  • Dalam keadaan rusak/ada alat-alat yang rusak (OO:Out Of Order), tidak dapat dijual.
  • Dilakukan “General Cleaning” (pembersihan total).
  • Dicat ulang (repainting) oleh engineering department.

g)               Melaporkan penemuan barang-barang tamu dalam kamar yang baru saja check out (ditinggalkan oleh tamu).

h)               Melaporkan kepada front office bila tamu minta tambah kamar ataupun pindah kamar.

i)                 Menerima “complaint” tamu tentang kondisi kamar serta menindaklanjutinya.

j)                 Memantau tamu-tamu yang mencurigakan (ON:Occupied No Luggage), karena check in tanpa membawa barang.

k)               Housekeeping menjaga kebersihan FO area/lobby area.

l)                 Housekeeping menyediakan, merawat dan menyimpan uniform karyawan front office department (FO Staff).

m)             Merangkai bunga untuk dipasang di lobby area (meja-meja tamu, FO counter, bell boy counter, FOC counter, taxi counter, PR, counter, meja duty manager).

Hubungan kerja housekeeping department dengan FOC (front office cashier)

Front office cashier:

a)               Memberitahukan kepada housekeeping department bila ada tamu-tamu yang akan check out, agar menibarnya (minuman di dalam kulkas) dicek dan dilaporkan segera kepada FOC.

b)               Menanyakan kepada housekeeping department, apakah ada bill-bill yang belum dikirim ke FOC (seperti bill laundry, minibar atau bill massage dan lainnya) untuk tamu-tamu yang akan segera dicheck out.

c)               Memberitahukan housekeeping tentang tamu-tamu check out untuk mengecek kamarnya, barangkali ada barang milik hotel terbawa tamu, atau barang milik tamu yang tertinggal.

d)              Menginformasikan kepada pihak housekeeping jika ada barang-barang hotel terbawa tamu atau dipinjam oleh tamu, serta dititipkan di FOC, supaya segera diambil.

Sedangkan housekeeping:

a)               Melaporkan ke FOC minibar consume (minuman dalam kulkas) yang diminum oleh tamu.

b)               Mengirimkan bill-bill/voucher:laundry, minuman, massage kepada FOC.

c)               Memberitahukan kamar-kamar yang menggunakan bed tambahan (extr bed).

d)              Melaporkan ke FOC jika ada barang-barang hotel yang terbawa tamu saat check out, agar ditanyakan dan discharge (mohon untuk membayar).

e)               Memberitau FOC bila didapati ada barang-barang hotel dalam kamar yang rusak/dirusakkan tamu, maka tamu dimohon membayar ganti rugi.

f)                Menanyakan kepada FOC tentang tamu-tamu yang ED today (ED:Expected Departure) atau akan check out “hari ini”, lebih-lebih yang sudah melebihi check out time (jam keberangkatan tamu).

g)               Menyediakan, merawat, menyimpan, uniform karyawan FOC.

  1. Kerjasama Housekeeping Department dengan Food and Beverage Department

Food and Beverage Department:

a)               Menyediakan makan dan minum bagi seluruh karyawan housekeeping (HK) department.

b)               Memasang dinner set di dalm kamar-kamar tamu yang memerlukan misalnya:kamar junior suite, executive suite, president suite dan lainnya.

c)               Mengambil alat-alat makan minum yang habis dipakai tamu di dalam kamar ataupun di corridor, room boy statin dan di floor area lainnya.

d)              Memasukkan/men set up:well come fruit, cockies ke dalam kamar yang segera akan ditempati oleh tamu, utamnya tamu-tamu VIP dan group.

e)               Mengirim “banquet event order (BEO kepada housekeeping untuk membuat lay out (memasang meja kursi) di dalam banquet hall atau meeting room jika akan diselenggarakan suatu “event”, misalnya, seminar, rapat-rapat, lokakarya, pernikahan, ulang tahun dan lain-lain.

f)                Meminta bantuan housekeeping, menambah meja/kursi di dalam restaurant yang memerlukan, serta menguranginya bila tidak diperlukan lagi.

g)               Meminta bantuan penambahan peralatan untuk suatu event di meeting room/banquet hall, yang membutuhkan.

h)               Meminta bantuan merubah lay out di dalam banquet hall/meeting room, sesuai order tamu.

i)                 Memberitahukan kepada housekeeping agar “membongkar” lay out serta membersihkan ruangannya jika event sudah selesai.

j)                 Membuat dan menyediakan “room service menu”, agar dipasang di dalam kamar-kamar tamu.

k)               Membuat “door knop menu” “buffet menu”/”special event menu”, untuk dipasang di tiap kamar tamu.

l)                 Membuat “flayer” (selebaran) mengenai kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh food and beverage department, serta meminta housekeeping department menempatkannya/memasang di kamar-kamar tamu.

Yang dilakukan oleh housekeeping department:

a)               Menyediakan, merawat dan menyimpan uniform karyawan food and beverage department.

b)               Menyediakan, menyimpan dan merawt linen supplies yang digunakan oleh food ang beverage department seperti:

  • Taplak meja (table cloth)
  • Serbet makan (napkin)
  • Alas meja di bawah taplak (multon)
  • Alas nampan (place mat/tray mat)
  • Clemek atau baju pelindung uniform terhadap kotoran dari makanan/minuman (appron)
  • Serbet/lap gelas (glass towel) dan lain-lain.

c)               Menyediakan linen supplies dan uniform yang akan dipakai dalam suatu event/fuction.

d)              Membantu waiter/waitress room service memasukkan hidangan ke dalam kamar tamu, seperti:wellcome fruit, welcome cockies, dan lainnya.

e)               Memberitahukan kepada room service untuk prepare kamar-kamar VIP yang segera akan ditempati oleh tamu (EA, VIP).

f)                Melaporkan kepada room service bila ada barang-barang (piring, gelas, sendok dan lain-lain) yang habis dipakai oleh tamu di dalam kamar, agar segera diambil (siclear-up) untuk menghindari:pecah, hilang, mendatangkan semut, kecoa, tikus, serta tetap menjaga kebersiha area kamar tamu.

g)               Ikut menjaga keamanan barang-barang milik food and beverage department yang digunakan di dalam kamar-kamar tamu.

h)               Menyampaikan kepada room service, bila menerima pesanan makanan dan minuman dari tamu.

i)                 Memasang:room service menu, door knop menu maupun flayer di dalam kamar-kamar tamu.

j)                 Membantu food and beverage department membuat lay out (memasang meja kursi) di dalam banquet hall atau meeting room yang akan digunakan membuat dry garden.

k)               Membantu memasang/membuat dekorasi di dalm ruangan-ruangan/tempat-tempat tertentu, bila akan diselenggarakan suatu acara.

l)                 Merangkai bunga untuk dipasang dalam ruang-ruang pertemuan/tempat-tempat yang memerlukannya.

m)             Menambah mej/kursi di dalam restaurant yang membutuhkannya.

n)               Menjaga kebersihan seluruh ruangan food and beverage, outlet, kecuali kitchen/pastry.

  1. Koordinasi antara Housekeeping Department dengan Engineering Department (Repair and Maintenance)

a)               Perbaikan terhadap mesin-mesin maupun peralatan lain yang digunakan housekeeping department.

b)               Melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang dikehendaki oleh housekeeping department berdasarkan WO yang diterima.

c)               Memasang perlengkapan-perlengkapan/alat-alat mesin sebagai sarana kerja housekeeping department

d)              Memberitahukan mengenai cara-cara kerja/pengoperasian alat-alat tersebut, serta cara perawatannya.

e)               Memasang perlengkapan-perlengkapan yang diperlukan untuk acara-acara rapat, pertemuan, kursus, dan lain-lain.

f)                Meminjamkan perlengkapan-perlengkapan yang diperlukan oleh tamu baik di dalam kamar maupun dalm ruang pertemuan.

g)               Memberitahukan tentang perubahan-perubahan nomer telepon yang deprogram oleh engineering.

h)               Meminta izin dan menginformasikan kepada housekeeping department, bila akan diadakan uji coba alarm, (tanda bahaya kebakaran).

i)                 Memberitahukan apabila akan diadakan pemadaman listrik, karena adanya perbaikan alat-alat atau mesin-mesin yang digunakan di hotel tersebut.

j)                 Memberitahukan kepada housekeeping department, mengenai alat-alat yang sudah tidak layak pakai dan harus ganti, sehingga tidak berakibat fatal.

k)               Memberikan pelatihan kepada karyawan housekeeping department mengenai cara-cara penggunaan alat-alat/pengoperasian peralatan yang digunakan oleh housekeeping department, agar tidak terjadi hal-hal yang membahayakan karyawan sendiri, serta cara pemeliharaanya.

Housekeeping Department:

a)               Melaporkan kerusakan-kerusakan yang terjadi di lingkungan kerja housekeeping department, seperti kerusakan alat-alat kerja, mesin-mesin, lampu mati, AC tidak dingin, TV tidak keluar gambar, telepon mati dan lain-lain.

b)               Membuat dan mengirimkan WO (work order) kepada engineering department untuk perbaikan kerusakan, atau membuatkan sarana kerja yang diperlukan oleh housekeeping department.

c)               Membuat work order untuk melakukan pengecetan ulang (repainting), baik di dalam kamar-kamar tamu maupun di tempat-tempat lainnya.

d)              Meminta bantuan engineering untuk pemasangan perlengkapan-perlengkapan yang menggunakan tenaga listrik.

e)               Minta bantuan kepada engineering mengenai pengoperasian mesin-mesin yang digunakan oleh housekeeping department.

f)                Meminta bantuan engineering memasang perlengkapan-perlengkapan yang akan digunakan housekeeping department, maupun yang diperlukan untuk rapat-rapat serta pertemuan lainnya.

g)               Memberitahukan kepada engineering, bila ada tamu-tamu yang minta tambahan lampu, ganti lampu, ataupun yang mau meminjam perlengkapan elektronik lainnya.

h)               Minta penjelasan kepada engineering bila ada perubahan-perubahan nomer telepon maupun sistem kerja pengoperasian alat-alat elektronik lainnya.

i)                 Menyediakan dan merawat pakaian-pakaian seragam engineering department.

  1. Hubungan Kerja Housekeeping Department dengan Personnel Department

a)               Melakukan pemanggilan (recuiting) karyawan, seleksi screening, serta menempatkannya.

b)               Memberikan pendidikan, pelatihan, kursus-kursus untuk pengembangan sumber daya manusia, khususnya untuk housekeeping department.

c)               Memberikan “job description” kepada housekeeping department sebagai acuan dalam melaksanakan tugas-tugas harian.

d)              Memberikan “house rule” (tata tertib peraturan-peraturan kepegawaian) kepada karyawan housekeeping department, di mana di dalamnya terdapat larangan-larangan, hak dan kewajiban bagi setiap karyawan.

e)               Memberikan penilaian kepada karyawan mengenai kualitas karyawan, hasil kerjanya, loyalitas dan dedikasi terhadap perusahaan.

f)                Memberikan penghargaan bagi karyawan yang baik/berprestasi.

g)               Memperhatikan kesejahteraan karyawan.

h)               Memberikan tunjangan-tunjangan kesejahteraan bagi karyawan, seperti:tunjangan hari tua, tunjangan kesehatan, asuransi dan lain-lain.

i)                 Memperhatikan dan mempertimbangkan:usulan dari housekeeping department tentang kenaikan gaji, jabatan maupun golongan bagi karyawan housekeeping department.

j)                 Memberikan pengumuman atau intruksi kepada karyawan housekeeping department tentang policy management yang terkait dengan masalah-masalah kepegawaian.

Housekeeping Department:

a)               Mengajukan permintaan penambahan karyawan bila diperlukan.

b)               Memberikan masukan kepada personalia mengenai penilaian karyawan housekeeping department.

c)               Mengusulkan kenaikan gaji, jabatan maupun golongan bagi karyawannya.

d)              Memberikan time work schedule (jadwal kerja) karyawan housekeeping department.

e)               Mengajukan permohonan cuti karyawan housekeeping department baik cuti tahunan, maupun cuti besar, serta cuti lain.

f)                Melaporkan karyawan yang melakukan kerja lembur.

g)               Mensosialisasikan “house rule” kepada seluruh karyawan housekeeping department.

h)               Melaporkan absensi karyawan housekeeping department setiap bulan.

i)                 Menyampaikan pengumuman, instruksi, mengeanai kebijaksanaan dari management kepada karyawan housekeeping.

  1. Kejasama Housekeeping Department dengan Accounting Department (bagian keuangan)

Accounting Department:

a)               Memberikan gaji kepada seluruh karyawan housekeeping, termasuk dengan tunjangan-tunjangan yang ada.

b)               Membayar uang lembur kepada karyawan yang melakukan kerja lembur.

c)               Mengeluarkan dana untuk pengadaan barang-barang keperluan housekeeping department.

d)              Mengeluarkan dana investasi housekeeping department.

e)               Menyediakan uang untuk seragam karyawan.

f)                Membayar asuransi karyawan, baik asuransi kesehatan maupun asuransi kecelakaan kerja.

g)               Memberikan kwitansi pembelian barang-barang yang diminta housekeeping department, kepada executive housekeeper untuk ditandatangani.

h)               Meminta laoran penggunaan guest supplies (perlengkapan untuk tamu) yang digunakan di kamar-kamar tamu.

i)                 Meminta laporan mengenai pemakaian alat-alat pembersih (cleaning supplies/chemical) yang digunakan oleh housekeeping department, baik di kamar-kamar tamu, public area maupun di laundry (tempat pencucian).

Housekeeping Department:

a)               Menyediakan, merawat dan menyimpan uniform milik karyawan accounting department.

b)               Membuat laporan penggunaan bahan-bahan pembersih untuk kamar-kamar tamu, public area, maupun laundry.

c)               Melaporkan tentang penggunaan guest supplies di kamar-kamar tamu

d)              Memberi laporan bila ada barang-barang hotel yang rusak maupun terbawa oleh tamu, serta diberikan kepada tamu sebagai cinderamata, sebagai laporan penyusutan barang, agar dapat dimasukkan ke dalam program pengadaan barang lagi.

e)               Memberikan laporan hasil inventarisasi barang-barang/alat-alat yang digunakan oleh housekeeping department.

  1. Hubungan Kerja Housekeeping Department dengan Purchasing Department (bagian pembelian)

a)               Menerima PR (purchase requestition) dari housekeeping department yang telah disetujui oleh accounting department, untuk pembelian barang-barang yang diperlukan, baik keperluan kantor, alat-alat kerja, obat-obat pembersih maupun barang yang diperlukan tamu di dalam kamar.

b)               Mengadakan barang/membeli perlengkapan-perlengkapan yang diperlukan oleh housekeeping department baik keperluan kantor maupun alat-alat kerja lainnya.

c)               Membelikan perlengkapan-perlengkapan yang dibutuhkan untuk  kamar-kamar tamu.

d)              Memberitahukan kepada housekeeping deparment, bila pesanan barang-barang yang diperlukan sudah dating.

e)               Mengirim barang-barang pesanan yang sudah dating beserta daftar nama barang, maupun  jumlah tiap-tiap barang.

f)                Melaporkan kepada housekeeping department, bila ada barang-barang yang belum dapat terbeli, karena stock habis dan lainnya.

Housekeeping Department:

a)               Membuat PR (purchase requestition) kepada purchasing department (bagian pembelian), untuk membelikan barang-barang keperluan housekeeping.

b)               Mengirimkan PR (purchase requestition) untuk guest supplies serta cleaning supplies.

c)               Mengirimkan daftar nama barang-barang yang akan dibeli beserta spesifikasi tipe barang.

d)              Menerima dan meneliti barang-barang yang sudah dibeli, sesuai dengan spesifikasi masing-masing.

e)               Menanyakan, apakah barang-barang yang belum dapat terbeli sudah ada (dibelikan).

f)                Menyimpan dan merawat uniform karyawan purchasing department.

  1. \Kerjasama Housekeeping Department dengan Store Department (bagian gudang)

a)               Menyimpan semua barang yang telah dibeli oleh purchasing department, diterima dan diperiksa pada bagian penerimaan barang(receiving).

b)               Menerima SR (store requestition) dari housekeeping department.

c)               Menyiapakan barang-barang yang dibutuhkan housekeeping department, sesuai dengan SR (store requestitio).

d)              Mencatat setiap barang yang dikeluarkan untuk housekeeping department dalam bin card/stock card.

e)               Membuat laporan penggunaan barang-barang oleh housekeeping department baik secara harian, mingguan, maupun bulanan.

f)                Melaporkan kepada housekeeping tentang persediaan barang-barang yang sudah menipis, baik guest supplies, maupun cleaning supplies, agar membuat PR ( purchase requestition) kepada bagian pembelian, untuk pengadaan barang.

g)               Melaporkan kepada housekeeping mengenai barang-barang yang sudah habis, tetapi belum dibelikan lagi atau sudah dibelikan, namun barangnya belum dating.

Sedangkan Housekeeping Department:

a)               Membuat SR (store requestition) untuk pengambilan barang di gudang.

b)               Membuat laporang penggunaan barang, terutama guest supplies yang dibutuhkan/digunakan tamu dalam kamar secara harian, mingguan dan bulanan.

c)               Membuat laporan pemakaian cleaning supplies (obat-obat pembersih), setiap hari setiap minggu dan setiap bulan.

d)              Menindak lanjuti laporan store keeper membuat PR (purchase requestition) kepada bagian pembelian terhadap barang-barang yang hampir habis/persediaan sudah menipis.

e)               Menyediakan dan merawat pakaian seragam karyawan bagian gudang.

  1. Koordinasi Housekeeping Department dengan Security atau Bagian Keamanan (satpam)

Yang dilakukan oleh security (bagian keamanan):

a)               Melakukan tugas pengamanan seluruh area housekeeping department.

b)               Ikut memantau kamar-kamar tamu, terutama yang dihuni, agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diiginkan .

c)               Memantau keluar masuknya tamu-tamu di kamar hotel, serta mengawasi tamu-tamu yang perlu dicurigai.

d)              Memantau tamu-tamu VIP untuk menghindarkan dari hal-hal yang tidak diinginkan.

e)               Mengawasi keluar masuknya barang-barang milik hotel, terutama yang digunakan housekeeping.

f)                Menangani barang-barang yang hilang, khususnya milik housekeeping.

g)               Menangani barang-barang milik tamu yang hilang, baik di dalam kamar tamu maupun di tempat lain di area hotel.

h)               Mengawasi karyawan-karyawan housekeeping pada saat masuk bekerja.

i)                 Melakukan “body checking” karyawan-karyawan yang pulang, setelah selesai bertugas.

Housekeeping Department:

a)               Menyediakan dan merawat uniform untuk security.

b)               Melaporkan kepada security apabila ada tamu-tamu yang mencurigakan.

c)               Meminta bantuan security untuk pengamanan area tugas housekeeping.

d)              Memberitahukan kepada security, bila aka nada tamu-tamu VIP check in (EA-VIP), serta kamar-kamar berapa yang akan ditempati.

e)               Melaporkan kepada security jika akan diadakan pertemuan-pertemuan atau acara-acara lain, agar dipantau, untuk menghindarkan terhadap hal-hal yang tidak diinginkan.

f)                Melaporkan security apabila ada barang-barang milik tamu dalam kamar yang hilang.

g)               Memberitahu security dan melaporkannya jika membawa barang-barang keluar hotel (khususnya milik housekeeping) untuk keperluan out side catering, rapat-rapat dan lain-lain.

h)               Melaporkan kepada security apabila membawa barang keluar hotel atas pemberitahuan tamu, atau penemuan barang tamu yang tertinggal, tetapi tidak diambil oleh pemiliknya.

i)                 Ikut menjaga keamanan lingkungan kerja housekeeping.

  1. Hubungan Kerja Housekeeping Department dengan Marketing Department (bagian pemasaran dan penjualan)

Marketing Department:

a)               Memberitahukan kepada housekeeping department, bila akan diadakan conference, seminar, lokakarya, raker, rakor dan lain-lain di conference hall, function room atau di meeting room.

b)               Memberikan “fuction bulletin”, bilamana akan diselenggarakan suatu “fuction” atau acara-acara di dalam fuction room.

c)               Memberitahu apabila ada perbahan-perubahan tanggal pelaksanaan ataupun tempat diselenggarakan acara-acara tersebut.

d)              Memberitahukan kepada housekeeping jika ada perubahan jumlah peserta maupun perubahan bentuk lay out, untuk menentukan jumlah kursi serat penataan meja/kursi dalam ruangan.

e)               Meminta bantuan housekeeping untuk memasang spanduk, maupun membuat dekorasi dalam ruangan pertemuan.

f)                Membuat selebaran (flayer) bila akan diadakan suatu event, misalnya pertunjukan, pameran dan lain-lain yang harus dipasang di kamar-kamr tamu.

g)               Meminta bantuan housekeeping memasangnya di kamar tamu.

Housekeeping Department:

a)               Menyimpan dan merawat uniform milik marketing department.

b)               Memebersihkan marketing office.

c)               Membersihkan ruangan-ruangan/function room yang akan digunakan untuk acara-acara pertemuan.

d)              Membuat lay out (memasang meja kursi) dalam ruangan pertemuan sesuai order (fuction bulletin).

e)               Melakukan perubahan lay out seperti dikehendaki oleh tamu pesanan.

f)                Memasang spanduk/banner baik untuk kedatangan tamu-tamu rombongan (group) ataupun untuk keperluan fuction.

g)               Memasang flayer ke dalam tiap kamar tamu.

  1. l.        Pengertian Night Turndown Service

Turndown service adalah pelayanan room boy atau room maid untuk membuka tempat tidur, membersihkan dan merapikan kamar yang disewa oleh tamu pada sore hari.

  1. m.                Pelayanan Night Turndown Service
  2. Menutup gordyn (glass/net curtain dan black out/night curtain.
  3. Menyalakan lampu sambil memeriksa kalau-kalau ada yang putus.
  4. Membuka tutup bed cover, melipat dan menyimpannya ke dalam wardrobe.
  5. Membuka sheet dan blanket di bawah pillow, membentuk segitiga untuk memberikan kemudahan bagi para tamu untuk menggunakan tempat tidur.
  6. Menempatkan breakfast list/door knob menu dan good night card di atas bantal.
  7. Membersihkan ashtray dan waste basket, baik yang ada di kamar tidur maupun kamar mandi.
  8. Membersihkan kamar tidur (dusting) maupun kamar mandi (mmoping).
  9. Menambah/mengganti guest amenities yang sudah habis.
  10. Mengganti handuk yang kotor atau basah dengan yang kering dan bersih.
  11. Mengganti atau menambah guest supplies di kamar mandi yang sudah habis.
  12. Mengisi kembali air es ke dalam termos.
  13. n.               Pelaksanaan Night Turndown Service

Untuk melaksanakan tugas turndown service, room boy harus mempersiapkan beberapa perlengkapan, antara lain guest supplies, linen supplies (towels), forms sebagai kertas kerja room boy serta master key.

Langkah-langkah di dalam melaksanakan turndown service:

1)                  Properly stocked room attendant cart

2)                  Spesial turndown amenities

Sebelum melaksakan turndown service seharusnya para room attendant menyiapkan apa saja yang akan di ganti nanti di kamar tamu seperti towels ataupun melengkapi guest supplies yang kurang, dan pada saat melaksanakan turndown service para room attendant seharusnya tepat waktu juga dalam pelaksanaannya. Dan itu semua sudah memberikan kenyamanan kepada tamu untuk bisa menginap kembali di hotel tersebut.  Room Attendent mempunyai peran penting dalam melaksanakan pelayanan night turndown service berdasarkan sumber daya-sumber daya yang telah digunakan dan dapat digunakan untuk kepentingan yang lain.